আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক ভার্চুয়াল কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার জন্য স্ট্রেস-মুক্ত পদক্ষেপ
এমনকি ব্যবসার জন্য সেরা ভার্চুয়াল কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যারটির জন্য আপনার অনুসন্ধান কোথায় শুরু করবেন? ঘড়ির বিপরীতে দৌড়ানোর সময় আপনি কীভাবে বিক্রেতাদের যোগ্যতা অর্জন করতে পারেন এবং ব্যক্তিগতকৃত অনুমান পেতে পারেন? আপনার দূরবর্তী কর্মীদের জন্য একটি শীর্ষস্থানীয় সরঞ্জাম নির্বাচন করা হল সংগঠন এবং পরিকল্পনা সম্পর্কে। আপনাকে কী দেখতে হবে এবং কীভাবে সামাজিক প্রমাণ স্থাপন করতে হবে তা জানতে হবে। সহজ কথায়, যদি আপনার কাছে একটি পরিষ্কার টাইমলাইন এবং গবেষণা ডেটা থাকে, তবে অন্য সব কিছু ঠিক হয়ে যায়, বিশেষ করে যখন আপনি আপনার বাস্তবায়নের সময়সূচীকে ট্র্যাকে রাখার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত পদক্ষেপ জানেন।
পেশাদার ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার জন্য 7 মূল পদক্ষেপ
1. আপনার ব্যবসার চাহিদা এবং বাজেট চিহ্নিত করুন
আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক ভার্চুয়াল কনফারেন্সিং টুলটি জটিল সমস্যাগুলি সমাধান করে যাতে আপনি দলের উত্পাদনশীলতা এবং আপনার নীচের লাইনের স্বাস্থ্য বাড়াতে পারেন। এটি আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বিভিন্ন ধরনের বিশেষ উদ্দেশ্য পরিবেশন করে, আপনার L&D টিমকে আরও প্রাসঙ্গিক বিষয়বস্তু বিকাশে সাহায্য করা থেকে শুরু করে কর্মীদের পিয়ার কোচিংয়ের জন্য একটি প্ল্যাটফর্ম প্রদান করা পর্যন্ত। সুতরাং, আপনাকে প্রথমে সনাক্ত করতে হবে যে সেই চাহিদাগুলি কী এবং আপনি নতুন সফ্টওয়্যারের জন্য কতটা ব্যয় করতে পারেন। LMS মেট্রিক্স, ব্যবসার প্রতিবেদন এবং কর্মচারী প্রতিক্রিয়া ডেটা মূল্যায়ন করুন। তারপর জড়িত সমস্ত খরচ গণনা করুন এবং একটি সীমা সেট করুন যাতে আপনাকে অন্যান্য ব্যবসায়িক ক্রিয়াকলাপ থেকে ধার নিতে না হয়।
2. কর্মচারী কেনা-ইন পান
সফ্টওয়্যার নির্বাচন কখনও বিচ্ছিন্নভাবে করা উচিত নয়। অবশ্যই, আপনার ক্রয় ব্যবস্থাপক চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেয়, কিন্তু এর জন্য কর্মচারী কেনার প্রয়োজন। টুল থেকে আপনার কর্মীরা কি আশা করেন? দূরবর্তী সমবয়সীদের সাথে সহযোগিতা করার জন্য তাদের কী বৈশিষ্ট্য প্রয়োজন? তাদের প্রযুক্তি পছন্দ কি? এগিয়ে যাওয়ার আগে আপনাকে আপনার কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া পেতে হবে। প্রকৃতপক্ষে, তাদের প্রয়োজন বিশ্লেষণ এবং টুল ট্রায়াল বা প্রদর্শন সহ প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপে জড়িত হওয়া উচিত। মনে রাখবেন যে শেষ পর্যন্ত তারাই তাদের দক্ষতা এবং প্রতিভা বিকাশের জন্য সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে। আপনি এটি ব্যবসার অন্যান্য দিকগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন, যেমন ক্লায়েন্টদের সাথে মিটিং সেট আপ করা। কিন্তু মূল লক্ষ্য হওয়া উচিত ভিডিও কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার খুঁজে পাওয়া যা তাদের প্রত্যাশা পূরণ করে।
3. আপনার শর্টলিস্ট কম্পাইল করতে একটি ডিরেক্টরি ব্যবহার করুন
ব্যবসায়িক ভিডিও কনফারেন্সিং-এ বিশেষায়িত একটি অনলাইন ডিরেক্টরি বিক্রেতাদের যোগ্যতা অর্জনের সবচেয়ে কার্যকর উপায়গুলির মধ্যে একটি। অথবা, অন্তত, আপনার অনুসন্ধান শুরু করুন যাতে আপনি জানেন কোন প্রদানকারীর কাছে সমস্ত প্রয়োজনীয় বৈশিষ্ট্য এবং মূল্যের বিকল্প রয়েছে৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি স্থাপনার ধরন, মূল্য নির্ধারণের মডেল এবং গ্রাহকের ধরন দ্বারা ফলাফলগুলি ফিল্টার করতে পারেন, সেইসাথে অন্যান্য ব্যবহারকারীরা তাদের CX এবং উপযোগিতা সম্পর্কে কী বলে তা দেখতে পারেন৷
4. সামাজিক প্রমাণ স্থাপন করুন
রেটিং এবং পর্যালোচনা আপনাকে প্রমাণিত বিক্রেতা খুঁজে পেতে সাহায্য করে। যাইহোক, সামাজিক প্রমাণ স্থাপনের অন্যান্য উপায় রয়েছে, যেমন সামাজিক মিডিয়া সাইট যেখানে তারা গ্রাহকদের সাথে যোগাযোগ করে। উদাহরণস্বরূপ, তাদের হাজার হাজার সাবস্ক্রাইবার সহ একটি ফেসবুক পৃষ্ঠা বা সহায়ক কীভাবে ভিডিও এবং সমস্যা সমাধানের ক্লিপগুলিতে পূর্ণ একটি YouTube চ্যানেল রয়েছে৷ তারা গ্রাহকদের সাথে কীভাবে ইন্টারঅ্যাক্ট করে, বিশেষ করে যারা তাদের পণ্য পর্যালোচনা করে সেদিকেও আপনাকে গভীর মনোযোগ দিতে হবে। তারা কি সমস্যার সমাধান করার চেষ্টা করে এবং সংস্থানগুলির লিঙ্ক প্রদান করে? নাকি তারা তাদের পেশাদারিত্ব বজায় রাখার পরিবর্তে নেতিবাচক প্রতিক্রিয়া নিয়ে কারও পিছনে যায়?
5. বিক্রেতা সমর্থন সেবা মূল্যায়ন
বিক্রেতারা বিভিন্ন স্তরের সমর্থন প্রদান করে। যদিও কেউ কেউ অতিরিক্ত মাইল যান এবং কোনও অতিরিক্ত খরচ ছাড়াই ফোন, ইমেল এবং লাইভ চ্যাট প্রদান করেন, অন্যরা নিজেদেরকে প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী এবং কয়েকটি অনলাইন প্রশিক্ষণ সংস্থানগুলিতে সীমাবদ্ধ রাখে। আপনার সফ্টওয়্যার বিনিয়োগ থেকে সর্বাধিক লাভ করার জন্য আপনার বৃহৎ এন্টারপ্রাইজের প্রয়োজনীয় সমর্থনের স্তর নির্ধারণ করা মূল বিষয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার দল ইতিমধ্যেই ভিডিও কনফারেন্সিং সরঞ্জামগুলির সাথে অভিজ্ঞ৷ তারা মোটামুটি জানে যে কীভাবে তাদের পথে আসা যেকোনো চ্যালেঞ্জ মোকাবেলা করতে হয়। এইভাবে, আরও মৌলিক সহায়তা পরিষেবাগুলি যথেষ্ট হতে পারে, বিশেষ করে যদি তারা খরচ কমায়। আবার, একটু নিরাপত্তা বেষ্টনী থাকা সর্বদাই ভালো, ঠিক সে ক্ষেত্রে যদি তারা নতুন সমস্যার সম্মুখীন হয় যা প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলীর সমাধান করে না।
6. বিনামূল্যে ট্রায়াল জন্য সাইন আপ করুন
আপনার সেরা পছন্দগুলি তুলনা করার এবং আপনার ব্যবসার জন্য সেরা সফ্টওয়্যার সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সবচেয়ে কার্যকর উপায় হল বিনামূল্যে ট্রায়াল। কিছু বিক্রেতা পরিবর্তে অনলাইন ডেমো বা এমনকি লাইভ ডেমো ইভেন্ট অফার করে যা আপনাকে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং ঘটনাস্থলেই আপনার উদ্বেগের সমাধান করতে দেয়। টুলের বৈশিষ্ট্যগুলি মূল্যায়ন করতে সক্ষম হতে এই বিনামূল্যের ট্রায়ালগুলির সুবিধা নিন; যথা, এটি আপনাকে আপনার প্রশিক্ষণ এবং উন্নয়ন লক্ষ্য অর্জনে এবং শূন্যস্থান পূরণ করতে সাহায্য করবে কিনা। আপনি সত্যের পরে সরবরাহকারীদের সাথে একটি মিটিং বা পরামর্শের সময় নির্ধারণ করতে পারেন।
7. দরপত্র জমা দিন
প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ (RFP) চুক্তির আলোচনা বাদ দিয়ে চূড়ান্ত পদক্ষেপ। একটি দরপত্রকে সরবরাহকারীদের জন্য একটি উন্মুক্ত আমন্ত্রণ হিসাবে ভাবুন। এটি আপনার সমস্ত ক্রয়ের চাহিদা এবং ব্যয়ের সীমা নির্ধারণ করে যাতে তারা প্রযুক্তিগত বৈশিষ্ট্য, সমর্থন এবং মূল্য পরিকল্পনা সংজ্ঞায়িত প্রস্তাবগুলির সাথে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। এটি সাধারণত আপনার সেরা পছন্দগুলির জন্য সংরক্ষিত থাকে, কারণ প্রতিটি প্রস্তাব পর্যালোচনা করার জন্য আপনার সময় প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি 15টি RFP পাঠান এবং 12টি প্রতিক্রিয়া পান। এটি আপনার দলের সাথে ওভার যেতে অনেক তথ্য. কিছু কোম্পানি এমনকি বিক্রেতাদের কাছ থেকে অফার পাওয়ার পর শেষ পর্যন্ত বিনামূল্যে ট্রায়াল স্টেজ সংরক্ষণ করে। এটা ব্যক্তিগত পছন্দের ব্যাপার। উদাহরণ স্বরূপ, রাস্তার পরীক্ষা আপনাকে কোন বিক্রেতারা RFP পাবে তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করতে পারে।
উপসংহার
আপনার বাজেট ভঙ্গ না করে বড় কোম্পানিগুলির জন্য সেরা ভার্চুয়াল কনফারেন্সিং সফ্টওয়্যার চয়ন করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷ আমি আগে থেকেই একটি অভ্যন্তরীণ সাক্ষাত্কার এবং বিশ্লেষণ করার গুরুত্বের উপর যথেষ্ট জোর দিতে পারি না, কারণ এটি আপনাকে সফ্টওয়্যারের কার্যকারিতা অপ্টিমাইজ করার জন্য আপনার অবশ্যই থাকা বৈশিষ্ট্যগুলি এবং সহায়তা পরিষেবাগুলি সনাক্ত করতে সহায়তা করে৷ এটিকে একটি দলীয় প্রচেষ্টা করুন যাতে প্রত্যেকে অবদান রাখতে এবং সুপারিশ করতে পারে।
গৃহভিত্তিক
কাজ সহজ করুন। একটি ছোট ব্যবসা চালানো এত কঠিন ছিল না. হোমবেস সময় ট্র্যাক করতে এবং আপনার দল পরিচালনা করতে বিনামূল্যের সরঞ্জামগুলির সাহায্য করে৷